Johdanto

Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Meijän Metsät projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Team Himalaja & Meijän Polku hankkeen kehitystä vastaavat jäsenet, joista toimeksiantajana Janne Laitinen.

Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:

1. Projektiryhmän jäsenet (Heikki, Hilma, Ilpo, Joonas, Sari)
2. Projektin ohjaajat (Narsu)
3. Toimeksiantajan edustajat (Janne Laitinen)
4. Ulkopuoliset henkilöt (Juho Pekki ja Teemu kontio: erityisasiantuntijat)

Yleiset viestintäkanavat

Sähköposti, Teams, Discord, Whatsapp, Puhelin sekä verbaalinen viestintä

Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit

Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta. Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana.

Meijän Metsät projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu Torstaisin viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. [Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta viikkosuunnitelman, joka asetetaan LN tietokantaan ja ilmoitustaululle.] Muutoinkin kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään [dokumenttitietokannassa], jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille sähköpostitse ja kirjoittaa niistä muistion.

Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä: - Gitlab - Teams - Discord - Whatsapp

Viestintä ohjaajien kanssa

Projektiryhmä viestii ohjaajien kanssa Teamsin, sähköpostin sekä verbaalisella viestinnällä.

Projektiryhmällä on mahdollisuus saada ohjausta tiistaisin auditoriossa, keskiviikkoisin zoomissa ja torstaisin työpäivän aikana.

Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa asiakkaan tapaamiset. Seuraava tapaaminen E3 demotapahtumassa. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisena viestintäkanavana sähköpostia ja toissijaisena puhelinta.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä Teamsin avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota Himalaja-tiimin projektin koti sivustossa.

Viestinnän seuranta ja arviointi

Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.